INTRODUCCIÓN

La familia de e-oficina (Personal y Empresa) Profesional y Escritorio, le ofrece un importante avance en la gestión diaria de la información dentro de la empresa. Se trata de una innovadora intranet virtual con las facilidades de uso habitual en grandes empresas, pero comprimidas en un paquete que Telefónica pone hoy a su disposición.

Podemos definir la organización como un conjunto de usuarios que componen la intranet virtual asociada a una Solución. Asimismo se pueden agrupar Organizaciones pertenecientes a distintas Soluciones para configurar una nueva Intranet Corporativa (no en el caso de disponer de la Solución Profesional).

También es posible asociar una intranet virtual a un Colectivo de Soluciones. La asociación de la intranet virtual a un Colectivo supone que la e-oficina u oficina virtual de la empresa adopte una apariencia común con el resto de las empresas asociadas al Colectivo y que los usuarios dispongan de funcionalidades adicionales aportadas por el Colectivo en sus e-oficinas, (no en el caso de disponer de la Solución Profesional).

Desde el primer momento, y en un entorno unificado (sobre su explorador de Internet) cada usuario dispone de un conjunto de facilidades que hacen que la comunicación con sus compañeros de trabajo, colaboradores y agentes externos fluya de la manera más adecuada a las nuevas tecnologías.

Estamos hablando de un escritorio virtual donde tendrá acceso directo a:

· Correo
· Envío de Faxes
· Envío de SMT
· Mis Área:
  · Mis documentos
  · Mis documentos compartidos
  · Accesos Directos
  · Favoritos
  · Cuentas de correo externas
  · Importacion de contactos personales
· Mi Empresa:
  · Página de Empresa
  · Portal interno
  · Extranets
  · Documentos de empresa
  · Documentos Compartidos
  · Accesos Directos
  · Libreta global de direcciones
  · Tareas de grupo
  · Foros
· Mi Configuración:
  · Mensajería Instantánea
  · Mapeo discos duros virtuales
  · Agente (sólo para Escritorio)
  · Mi página de inicio
  · Mi perfil
  · Sincronizador de soluciones de Empresa
  · Área de información y descarga
  · Configurar Movilidad

Cada usuario dispone de una cuota asignada de espacio para almacenar información en el sistema (básicamente, correo y disco duro virtual personal son las aplicaciones que más espacio consumen). El administrador puede ver cuál es el nivel de uso de las cuotas de disco que tiene asignadas los usuarios de la empresa. Consulte con su Administrador si necesita espacio de almacenamiento adicional.

Todas las funcionalidades señaladas anteriormente estarán disponibles y son accesibles a través del navegador Microsoft Internet Explorer

IMPORTANTE:

Para poder utilizar todas las funcionalidades que la E-OFICINA ofrece es necesario tener una versión de Microsoft Internet Explorer 5.01 o superior, de difusión gratuita.

Si utiliza controles o bloqueos de mensajes y anuncios emergentes puede experimentar problemas con la visualización de su e-oficina. Para evitar esta situación, le recomendamos la desactivación total de la opción de eliminar pop-ups o, si su software lo permite, desactivar esta opción en todas las url's de su e-oficina.

Si tiene habilitado el bloqueo de pop-ups, al intentar acceder a su e-oficina desde las páginas de autentificación, en lugar de abrirse la ventana emergente con el entorno de su intranet le aparecerá una página con un aviso recordándole este hecho:

Lo que necesita para comenzar a trabajar en la e-oficina de su empresa es el ID de usuario y contraseña que el administrador de su Intranet le ha proporcionado, y que componen su llave de entrada. Esta información se recomienda memorizarlas y no escribirlas en ningún sitio, ya que si fueran accesibles a terceros, pueden manipular toda la información que circule dentro de la e-oficina de su empresa. Vd. puede, si no las recuerda, cambiar sus claves o solicitar unas nuevas al Administrador.

Dependiendo del perfil de usuario, que el administrador le asigne, éste dispone de acceso a más o menos funcionalidades dentro de la herramienta:

• Licencia Estándar: dispone de correo electrónico, tablón de anuncios, acceso al directorio de contactos, al portal interno de la empresa.
  
  
• Licencia Avanzado: incluye las funcionalidades de la licencia estándar y además directorio de contactos personales, calendario, tareas, agenda y disco duro virtual personal.
  
  
• Licencia Universal: incluye las funcionalidades de la licencia de usuario avanzado, y además foros, mensajería instantánea, acceso a documentos de empresa y a la extranet, así como permite la compartición de carpetas personales y el acceso a carpetas compartidas si se dispone de los permisos correspondientes.
  
  
• Licencia Opcion Escritorio Avanzado: incluye las mismas funcionalidades que la licencia universal y además dispondrá de:
  • Licencia legal de uso del Programa Microsoft Outlook 2003 o Microsoft Outlook 2007.
  • Sincronización completa de su entorno web de Escritorio y su Outlook 2003 o 2007. De esta forma cualquier cambio en las Bandejas de Correo, Agenda, Libreta de Direcciones y Tareas realizado sobre uno de los dos entornos se replicará perfectamente en el otro. Usted tendrá siempre los dos entornos con idéntica información.
  • Acceso seguro al correo así como a las herramientas de colaboración(sólo para acceso Outlook)
  
  
• Licencia Opción Escritorio Avanzado Móvil: incluye las mismas funcionalidades que la licencia Opción Escritorio Avanzado y además dispondrá de:
  
  • Opción Movilidad Escritorio(Windows Mobile). Podrá recibir instantáneamente el correo en su terminal móvil, y podrá ver con facilidad los anexos que contiene, pudiendo contestar, borrar, marcar como leído... Además, podrá modificar desde este terminal sus citas de agenda, consultar y sincronizar sus libretas de direcciones, y planificar tareas

Si su licencia de usuario pertenece a la e-oficina Personal o a la Solución Profesional tiene una capacidad del buzón de 100 MB para el usuario avanzado y 25 MB en caso de disponer de una licencia estándar. Si su licencia de usuario pertenece a la e-oficina Empresa dispone de una capacidad de buzón de 100MB independientemente del tipo de licencia que posea. En caso de disponer del servicio Escritorio PYME todas las licencias serán universales y disponen de una capacidad de 1GB.

El administrador tiene la capacidad de contratar licencias adicionales y asignarlas a usuarios de la e-oficina. Desde la versión 7.7. de esta guía de usuario, las licencias adicionales tienen 1 GB de tamaño de buzón.

Ante cualquier duda consulte a su administrador la familia de Soluciones de Empresa que tiene contratado así como el tipo de licencia de usuario que le ha sido asignada. El administrador posee la capacidad de realizar cambios de paquete y/o de tipo de licencia a través de la web de administración. En el manual del administrador encontrará mayor información a tal respecto.