GESTIÓN DE CONTACTOS DE EMPRESA

Desde la opción "Gestión de Contactos", el Administrador de la Solución de Empresa podrá crear una Libreta de Direcciones de Empresa a la que tendrán acceso todos los miembros de la Intranet, así como crear listas de distribución con los propios miembros.

Contactos de Empresa

En la Libreta de direcciones, puede almacenar datos de las personas de contacto de la organización. Para ello, deberá acceder al apartado "Gestión de Contactos" dentro del menú Mi empresa, y dentro de éste, a "Contactos de empresa".




Podrá crear contactos pulsando sobre "Nuevo contacto", para ello deberá rellenar los campos que le aparecen en la pantalla y pulsar sobre el botón "guardar".
Recuerde que los campos marcados con un asterisco son obligatorios.

NOTA: el campo "Alias" servirá para realizar la búsqueda de un contacto cuando usted o alguno de los usuarios de la Intranet escriba un nuevo correo electrónico.

Los contactos creados quedarán ordenados por nombre.

Podrá dar de baja un contacto que ya no sea de interés para la organización seleccionándolo y pulsando sobre el botón "eliminar". A continuación, le aparecerá un mensaje en el que debe confirmar que desea eliminar el contacto seleccionado, en caso afirmativo pulse sobre el botón "aceptar".



Podrá cambiar los datos de un contacto seleccionándolo y pulsando sobre el botón "modificar".
Además podrá realizar una búsqueda de los contactos de la organización pulsando sobre el botón "buscar". Para ello deberá introducir la palabra/s que desea buscar en uno de los siguientes campos. Deberá introducir al menos dos caracteres.

Listas de Distribución

El administrador puede crear alias colectivos o listas de distribución para agrupar miembros de la e-oficina en una misma dirección de correo. También se pueden crear listas de distribución con correos electrónicos de contactos externos; para ello, se guardarán previamente en la lista de contactos de la empresa, siguiendo las instrucciones del punto anterior.

Estas listas de distribución o alias colectivos se guardarán automáticamente en la lista general de contactos, para que todos los usuarios de la e-oficina tengan acceso a ellas.

Para crear una lista de distribución, pulse sobre este enlace, dentro de la opción "Gestión de contactos" y pulse sobre "Nueva lista" en el menú superior. En la ventana emergente, introduzca el nombre de la lista, añada el dominio al que quiere asociarlo y seleccione los contactos que quiere incluir en la lista. Podrá ir añadiendo los contactos que desee a través del a ventana de búsqueda que le aparece cada vez que pulse sobre el botón "Seleccionar contactos".

Pulse sobre el botón guardar. Aparecerá la nueva lista dentro de "Listas de distribución", desde donde podrá modificarla o eliminarla. Aparecerá también en la lista general de contactos ("Contactos de empresa"). A partir de ahora, cada vez que se envie un mensaje a ese alias colectivo, lo recibirán todos los contactos incluidos en ese grupo.

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